TRABAJO REMOTO
Conozca las 3 áreas clave para el éxito del trabajo a distancia
¿Puede obtener toda la información que necesita para hacer su trabajo? ¿Sus procesos de revisión y aprobación siguen funcionando? ¿Los recordatorios y las escaladas de aprobación se envían automáticamente? ¿Está seguro de que está utilizando la versión correcta de un documento importante?
Si la respuesta es «no» a cualquiera de estas preguntas, entonces necesita actualizar su experiencia de trabajo a distancia ahora mismo.
Trabajo remoto en acción
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Trabajo a distancia – 3 áreas clave
Las tres áreas clave para el éxito del trabajo a distancia son la seguridad, el acceso y la colaboración.
Entonces, ¿cuáles son los principales puntos conflictivos que hay que abordar y los riesgos que hay que mitigar cuando se trabaja a distancia con la información de la empresa? Existen tres áreas clave que hay que tomar en cuenta.
SEGURIDAD
Las políticas, los procedimientos y los controles de seguridad definen de qué manera se pone el contenido a disposición de quién y en qué circunstancias. Esta función consiste en gestionar el riesgo.
SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓNACCESO
El trabajo a distancia sólo funciona si puede acceder, encontrar y utilizar toda la información que necesita para hacer tu trabajo. Tener acceso a la información de la empresa significa productividad.
ACCESO A LA INFORMACIÓNCOLABORACIÓN
Muchos procesos empresariales centrados en documentos abarcan varios departamentos. Una colaboración activa entre departamentos es necesaria para ser eficiente y tener el control.
COLABORACIÓN EN LOS PROCESOSConsideraciones de Seguridad
Cuando se accede de forma remota a la información de la empresa – información financiera, contratos con clientes, registros de RR.HH. – hay que hacerlo de forma segura. Su empresa debe contar con políticas, procedimientos y controles claros de gobierno de la información (GI) que protejan los activos de información para que sólo los usuarios autorizados puedan acceder a ella.
La información se desplaza
En algún momento dado, la información digital se encuentra en uno de estos tres estados: en reposo (por ejemplo, en el disco duro, en el servidor, etc.), en uso (leída, editada) o en movimiento, es decir, desplazándose por una red. En cada uno de estos estados existen diferentes aspectos de seguridad a considerar.
EN REPOSO
Proteja la información en reposo con autorización. La información en reposo incluye los documentos empresariales y los metadatos asociados. Las funciones de TI y GI definen, aplican y auditan las medidas de seguridad que permiten a los usuarios autorizados acceder a servidores de archivos remotos, bases de datos y sistemas alojados en la nube.
EN USO
Proteja la información en uso asegurando el punto final. La información en uso es el contenido o los documentos que se visualizan o editan en un «punto final» (por ejemplo, una computadora) mediante software (un documento abierto en Excel o Word), en un navegador web (un PDF) o en un dispositivo móvil (contenido en una aplicación). Mantenga todos los dispositivos que utiliza para acceder a la información de su empresa al día con las últimas actualizaciones de seguridad.
EN MOVIMIENTO
Proteja la información en movimiento con una VPN y/o mediante encriptación. La información en movimiento se refiere al contenido o a los documentos que viajan por una red o por Internet entre la ubicación remota «en reposo» y una ubicación de punto final «en uso». La información que viaja a través de una conexión a Internet debe estar encriptada (a través de HTTPS) y/o se debe acceder a ella utilizando una VPN.
Consideraciones sobre el Acceso
Las políticas y controles de seguridad ayudan a proteger la información mediante el uso de hardware y software y la adopción de normas de seguridad. La segunda consideración consiste en saber cómo dar a los usuarios autorizados acceso a la información que necesitan para hacer su trabajo.
Las políticas de seguridad impulsan el acceso a la información
Un rol (p. ej. un gerente) pertenece a un grupo (p. ej. responsable de autorizar las cuentas por pagar), que tiene permisos (p. ej. aprobar las facturas) basados en reglas (p. ej. todas las facturas de más de 20 mil dólares requieren la aprobación del gerente).
ROLES
Un rol está asociado a uno o más procesos de negocio. Asigne usuarios a roles y roles a grupos, porque las personas pueden irse, ser promovidas, cambiar de departamento, etc., pero el rol permanece igual.
GRUPOS
Los grupos están asociados a los departamentos (p. ej. contabilidad), a las funciones (p. ej. aprobación de cuentas por pagar) y a las ubicaciones (p. ej. el noreste). Un rol puede pertenecer a uno o más grupos. Los grupos funcionales pueden abarcar varios departamentos.
PERMISOS
Los permisos se asignan a los roles y a los grupos, y deben basarse en el principio del mínimo privilegio, es decir, «los niveles de privilegio no son más altos de lo necesario para cumplir con las misiones o funciones empresariales requeridas».
Gestión de Contenido en la Nube
Si necesita una plataforma segura y colaborativa donde sus empleados puedan acceder a distancia y trabajar con la información empresarial clave, considere la solución SaaS de gestión de contenido en la nube de Ovitas.
MÁS INFORMACIÓNConsideraciones sobre la Colaboración
¿De qué sirve el acceso seguro si no puede colaborar con sus compañeros de trabajo en los diferentes procesos empresariales?
Trabaje más rápido
Los días en los que había que ir al departamento de contabilidad para comprobar una factura quedaron atrás. El trabajo a distancia requiere de nuevos procesos que permitan la colaboración digital entre departamentos y áreas funcionales.
AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS
Los procesos remotos, en particular, deben estar lo más automatizados posible y deben ser «analógicos» cuando se activa una regla de negocio. Gestiona el enrutamiento, la escalada, las aprobaciones de varios niveles y mucho más utilizando la automatización de procesos para mantener el flujo de trabajo.
TRABAJO ENTRE DEPARTAMENTOS
La información y los procesos empresariales abarcan varios departamentos. Por lo tanto, los procesos relacionados con la información que requieren colaboración, como las aprobaciones de PA, son más eficaces cuando se asignan funciones (gestor) a grupos departamentales (TI, RRHH) y grupos funcionales (aprobador de PA).
NOTIFICACIONES
Todo el mundo recibe mucha información cada día (correos electrónicos, textos, chat…) A veces, las tareas se pierden, así que busque una solución que le permita priorizar las tareas, que tenga recordatorios y que admita flujos de trabajo tanto secuenciales como paralelos.
