Elija un sistema de administración de registros seguro para mitigar el riesgo, ahorrar dinero y cumplir con el cumplimiento
Los requisitos legales, los estándares y las políticas impulsan la gestión de registros. Sus sistema de administración de registros debe automatizarse e integrarse tanto como sea posible para reducir el riesgo y ahorrar dinero.
Automatizar la Gestión de Registros
La gestión de registros e información (RIM) es una parte importante de casi todas las áreas funcionales de las empresas y el gobierno. Los requisitos legales determinan el tiempo que los activos de información deben almacenarse, administrarse, protegerse, archivarse y, en última instancia, eliminarse con el tiempo. ELO hace RIM.
Automatizar los procesos de gestión de registros
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Funciones Clave de Gestión de Registros
La gestión de registros e información es la disciplina relacionada con la propiedad, custodia, archivo, acceso y disposición de los documentos declarados como registros a lo largo de su ciclo de vida, Entonces necesita una solución de administración de registros que no solo sea compatible con el ciclo de vida de la información, sino que también se adapte a sus necesidades específicas de administración de registros e información.
GOBERNANCIA
La gobernanza es una parte importante de la gestión de registros. Cree flujos de trabajo, defina roles, implemente estándares e informe sobre métricas para ayudar a su organización a cumplir con sus obligaciones y alcanzar sus metas y objetivos. Con ELO, es fácil implementar su programa de gobierno de la información.
HORARIOS DE RETENCIÓN
Los programas de retención varían según los diferentes tipos de registros. Cree flujos de trabajo y alertas para aplicar cronogramas de retención a documentos con características compartidas y diferentes series de registros. ¿Por qué harías esto manualmente? No lo haría, así que deje que ELO haga el trabajo automáticamente.
CLASIFICACIÓN Y DECLARACIÓN
Las políticas y regulaciones dictan qué se debe declara como registro y cuándo. Configure metadatos de clasificación y use flujos de trabajo y formularios para clasificar, proteger y organizar registros automáticamente en su organización. ELO facilita la creación del esquema de clasificación adecuado para su información.
GDPR AND CCPA
GDPR y la Ley de Privacidad del Consumidor de California (CCPA) son regulaciones de privacidad que cambian el juego. Hoy en día, necesita un sistema de gestión de documentos compatible con GDPR que le permita tener el control de la información personal. ELO mantiene sus datos privados y seguros para que cumpla con las normas.
DISPOSICIÓN
La disposición de registros es el final del proceso de gestión de registros. Defina flujos de trabajo de disposición basados en eventos o basados en el tiempo para asegurarse de mantener lo que necesita, pero solo mientras lo necesite para reducir el riesgo y la información ROT (redundante, obsoleta, trivial).
CÓDIGO DE BARRAS PARA ALMACENAMIENTO REMOTO
Si necesita mantener registros físicos por motivos regulatorios o de políticas, necesita una forma estandarizada de localizar y recuperar esos registros. Con la funcionalidad de códigos de barras ELO, puede vincular fácilmente su copia digital en ELO con su equivalente fuera de línea, sin importar dónde esté almacenada.