Integración Inteligente de ERP con i-Link
Ovitas i-Link mantiene sus sistemas administrativos sincronizados con sus documentos y registros.
¿Utiliza su sistema ERP para almacenar documentos?
Si es así, desafortunadamente es el lugar equivocado.
Los sistemas ERP, de contabilidad y de gestión de la cadena de suministros no son sistemas de gestión de documentos (DMS). Por lo que no se recomienda utilizarlos para almacenar contenido y registros empresariales. En su lugar, obtenga una solución DMS inteligente y que se integre sin problemas, como la solución de Ovitas i-Link para ELO.
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¿Cómo funciona i-Link con mi ERP?
i-Link es un servicio web inteligente que sincroniza datos maestros entre su sistema ERP y ELOenterprise. Los documentos se envían automáticamente a ELO desde su sistema ERP — por ejemplo, una factura en PDF o una orden de compra generada por ERP. O bien, los documentos se pueden agregar directamente a ELO a través de otro proceso, como el escaneo de facturas de acreedores o la automatización de código de barras de ELO.
¿Cuáles son algunos de los procesos comunes relacionados con el ERP ideales para i-Link?
APROBACIÓN DE CUENTAS POR PAGAR
Las facturas de los proveedores deben conciliarse con las órdenes de compra y ser aprobadas, o rechazadas, antes del pago. i-Link extrae datos del proveedor maestro y de la orden de compra de su ERP para que el personal de cuentas por pagar pueda conciliar fácilmente las facturas con las órdenes de compra, así como enviar las aprobaciones a las personas adecuadas en los departamentos adecuados. Una vez aprobada, i-Link le envía un mensaje a su ERP de que la factura se puede pagar.
GESTIÓN DE FACTURAS A CLIENTES
¿Las políticas de la empresa o las prescripciones legales requieren el archivo de facturas? Si es así, ¿dónde las guarda y por cuánto tiempo? Utilice i-Link para importar y archivar automáticamente las facturas a clientes a medida que su ERP las genera. Aproveche las funciones de mantenimiento de registros de ELO para aplicar automáticamente el programa de conservación de datos de la empresa.
GESTIÓN DE COTIZACIONES
Las cotizaciones son creadas por el departamento de ventas en un sistema CRM, o más a menudo, en Excel. Cuando se aprueba una cotización, ¿se vuelve a introducir en su ERP? Si es así, considere lo que puede hacer i-Link: por ejemplo, crear y revisar citas en ELO. Una vez que el cliente da su aprobación, el departamento de ventas inicia un flujo de trabajo que envía los datos a su ERP y que convierte la cotización en una factura.
SOPORTE DE VENTAS
Los vendedores prefieren un CRM, y no un ERP. Sin embargo, es posible que necesiten saber si las facturas de los clientes se han enviado o pagado. En este caso tienen que acudir al personal de cuentas por cobrar. Con i-Link, los datos del cliente y la información de las facturas se pueden sincronizar para que el personal no contable pueda ver la información pertinente del cliente, necesaria para llevar a cabo su trabajo de manera eficaz.
¿Cuál es el proceso de configuración de i-Link?
Ovitas i-Link se integra con ELOenterprise desde el primer momento, al igual que la asignación estándar a los datos de clientes, proveedores y otros datos maestros de los principales sistemas ERP.
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ASIGNACIÓN DE CAMPOS
Para permitir la sincronización unidireccional o bidireccional, asigne los campos en su ERP a los campos en ELO. Esto se simplifica con la interfaz del mapeador i-Link – sin necesidad de codificación.
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CONFIGURAR SINCRONIZACIÓN
Después de asignar los campos, configure cada uno para que se sincronice unidireccional o bidireccionalmente. Normalmente, los datos maestros se sincronizan unidireccionalmente desde el ERP a ELO, mientras que los datos transaccionales pueden sincronizarse en ambos sentidos.
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SINCRONIZACIÓN ÚNICA
Por último, realice una sincronización única para enviar todos los datos asignados de su ERP a ELO. Esta acción creará automáticamente en ELO la estructura/plan de archivo de clientes, proveedores, etc.