IMPLEMENTACIÓN DE SOFTWARE
Utilice los servicios de implementación de software de Ovitas para alcanzar el éxito en su proyecto
Lo que usted necesita es un socio experimentado que le ayude con su proyecto de gestión documental. Un socio que utilice metodologías de implementación estándar y el software más moderno para satisfacer las necesidades de su empresa.
Nuestro enfoque en la implementación de software
Cada proyecto de gestión documental es único. Nuestro equipo de implementación de software, con certificación ELO, utiliza técnicas de análisis empresarial del International Institute of Business Analysis (IIBA) y las mejores prácticas del Project Management Institute (PMI), con el fin de ofrecerle la solución de gestión de documentos más adecuada para alcanzar sus metas y objetivos empresariales.
NECESIDADES EMPRESARIALES
Con nuestra experiencia en el sector de la gestión de documentos, sabemos lo importante que es alinear las necesidades, metas y objetivos de la empresa con los resultados del proyecto. Nuestro equipo se toma el tiempo necesario para comprender la situación actual de su empresa, así como la situación a la que aspira.
REQUERIMIENTOS
La recopilación de requerimientos es una parte fundamental de la fase de análisis empresarial en todos los proyectos de gestión documental. Al reunirnos con los actores clave y el equipo del proyecto, utilizamos una serie de técnicas de recopilación de datos para obtener y analizar los requerimientos que mejor satisfagan las necesidades empresariales y los objetivos del proyecto.
DISEÑO
Durante la fase de diseño, creamos formularios y flujos de trabajo, configuramos sus grupos de usuarios, permisos y derechos de acceso, además de crear su repositorio de documentos. En el caso de la integración de ELO con su sistema ERP u otro, hacemos las pruebas necesarias para asegurarnos que todos los datos fluyan correctamente entre los sistemas.
ENTREGA
En el caso de que cuente con una unidad de gestión de proyectos (PMO), trabajamos dentro de sus directrices, ya sean ágiles, adaptativas o en cascada. Si por el contrario no cuenta con un equipo de gestión, nosotros nos encargamos de capacitar a su equipo en nuestras metodologías de proyectos de gestión de documentos, las cuales son transparentes y han sido comprobadas por múltiples empresas.
Servicios adicionales de implementación
A menos que esté empezando su negocio, seguramente ya cuenta con muchos documentos. Pueden ser documentos en papel que necesitan ser escaneados, información que se encuentra en un antiguo sistema de gestión de documentos, archivos en SharePoint o en una unidad de red, etc. Ovitas le ayuda a determinar qué documentos y registros hay que migrar, y cómo y cuándo hacerlo.
MIGRACIÓN DE CONTENIDO
Las mejores prácticas de gestión de documentos definen varios métodos para la migración de contenidos en un nuevo sistema, que van desde nada hasta todo, y la respuesta correcta suele estar en algún punto entre estos dos extremos. Ovitas utiliza las mejores prácticas de AIIM y ARMA para sus servicios de migración.
CONVERSIÓN DE CONTENIDO
Mantener varios sistemas en funcionamiento resulta ineficiente. Si cuenta con un sistema antiguo, especialmente uno que ya no es compatible, por ejemplo Folio, puede que necesite convertir su contenido en lugar de simplemente migrarlo. Ovitas transforma su contenido de propiedad exclusiva en formato PDF/A estándar o en el formato estándar de su sector o industria.
A tiempo, dentro del presupuesto. Ovitas
Póngase en contacto con nosotros para saber más sobre cómo nuestros servicios de implementación de software pueden hacer que su proyecto de gestión de documentos sea un éxito